Privacy Notice Job applicants

This Privacy notice provides information about Your personal data which OFFICERND group – OFFICERND EOOD UIN 203751400, OFFICERND LIMITED UIN 281206817 and its Australian Branch with ABN 13 649 736 961 (hereinafter “OFFICERND”, “We”, “the Group”, the “Companies”) as personal data controller may process during its procedure for selection of job candidates.

1. Why have you been given this notice?

The companies in the OFFICERND group are either a “data controller” or a “data processor”
If you apply for an open position in OFFICERND EOOD then the company is a “data controller”.
If you apply for an open position in OFFICERND LIMITED or its Australian branch, then that company is a “data controller” and OFFICERND EOOD is a “data processor”.
This means we are required under data protection legislation to notify you of how we will collect, process, and store your personal data during the application and recruitment process. We will also explain what rights you have in relation to how we process your personal data.
If you are applying for an open position in our American entity OFFICERND INC, then please make yourself familiar with the corresponding privacy notice.

2. What type of personal data about You do we process?

“Personal data” means all information about You which may identify you, including information which may be protected under the applicable national and EU law.
Personal data which we process in the process of selection of job candidates is as follows:

Categories Personal Data	Types of personal data	Grounds for processing
Information about You	Names, Surname, date of birth	Consent expressed by You by sending your application for a particular position Legitimate interest of the OFFICERND to carry out recruitment process in order to fill particular job vacancies.
Contact Information	Email address, address, and telephone number
Education	Education or qualification degree, certificates
Professional experience	Professional experience and skills
Other types of data, provided by You when applying for the position	Recommendations by previous employers, photograph
Information from interviews and tests	Information provided by you during the interview process, pictures and video, results of any tests performed
Information from social platforms	Any information available in social networks	Legitimate interest of the OFFICERND to carry out recruitment process in order to fill particular job vacancies.

3. For what purposes do we use Your data?

The data provided by You will be process for the following purposes:

• recruitment of candidates
• to enter into an employment/ service agreement with you in case your application is approved

Your data, provided for a particular position will be process only for this specific position based on Your consent, provided when applying for such position.

Upon your express consent, your application may be saved and reviewed for future job openings of OFFICERND.

OFFICERND do not process personal data for automated decision-making, including profiling.

4. With whom we may share Your personal data?

OFFICERND respects and protects the confidentiality and integrity of Your personal data. OFFICERND may disclose your data to the following recipients always in compliance with the requirements of the applicable law:
Service providers: We may disclose your information to some of our service providers, for instance in case we use service provides, related to the human resource management, technical support of the internal information systems and operational support of our business activities, external consultants, auditors, legal advisors and other. Such disclosure in based on a legitimate reason and always subject to obligation by the recipient to provide an adequate level of protection of the data.
We disclose your personal information to our Human Resources Management System provider BambooHR. You can find their Privacy Policy and Data Processing Agreement this link: https://www.bamboohr.com/privacy-policy/.
We disclose your information with companies from the OFFICERND group for processing your application and finding different application opportunities for you.

5. How long do we store Your personal data?

The applications will be deleted at the end of the following periods after the end of the job candidate selection procedure:
6 months for all primary documents like CVs, motivational letter, documents which prove qualification or experience and other document provided or collected in the course and for the purpose of the recruitment procedure.
2 years for all primary documents like CVs, motivational letter, documents which prove qualification or experience and other document provided or collected in the course and for the purpose of the recruitment procedure, in case you have given your consent to be considered as a potential candidate for future positions in case you are not selected for the position you are currently applying.
3 years for all personal data, contained in internal documents about the recruitment procedures, created by the Company provided these are stored solely for the purpose of compliance with the legal obligations of the Company stated in the Protection against Discrimination Act.

The application(s) of the successful candidate(s) with whom OFFICERND ultimately enters into employment agreement will be stored in the employee file for the purpose of performance of the employment relationship subject to conditions additionally provided by OFFICERND.

For more detailed information about the retention periods of all documents, processed by OFFICERND, please contact us.

6. Security and confidentiality of the personal information.

OFFICERND has in place adequate administrative, technical, and organizational measures in order to support the protection of the security and integrity of the persona data of the job candidates and to protects them from accidental or unlawful destruction, loss, alteration, misuse or other unauthorized or illegal processing.

OFFICERND takes due regard to the state of the art for the compliance with its obligations for protection of the personal data of the candidates.

7. International transfer of personal data.

At the moment, OFFICERND do not transfer Your personal data to countries outside of the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA). OFFICERND will duly inform you in case there is a change in this regard.

If international transfer takes place, OFFICERND strictly follows the requirements of the applicable legislation for personal data protection. If the transfer is to a country that the European Commission (EC) have not made an adequacy decision, then OFFICERND applies other lawful mechanisms for international transfer.

8. You rights with regards to Your personal data.

In compliance with the Bulgarian law, you have the following rights with regards to Your personal data, processed by OFFICERND:
9.1. Тo be granted access to Your personal data which OFFICERND process and to receive a copy of the.
You can send us a data access request and you can request us to provide you with a copy of these data. In this case, we will provide you with information about Your personal data which we process and the purposes for the processing. When the request is sent by electronic means, if possible, we will provide you the information in a commonly used electronic form, except if otherwise requested by You.
9.2. Right to rectification of incomplete or incorrect data
In case we process incomplete or incorrect data about You can send us rectification request for their completion or correction which we will comply with.
9.3. You may request the erasure of Your data when the requirements for such erasure are met;
You can ask us to erase personal data concerning You without undue delay on the following grounds:

The personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed.
You withdrew Your consent on which the processing is based and there is no other legal ground for the processing.
You consider that your personal data have been unlawfully processed.
You objected to the processing of Your personal data and there are no overriding legitimate grounds for the processing.
Your personal data must be erased for compliance with a legal obligation.

OFFICERND will comply with Your request without undue delay, except in case there are other legal grounds, for instance, legal obligations for retention of the personal data or establishment, exercise, or defense of legal claims.

9.4. You may request the restriction of the processing if:

you contest the accuracy of the personal data for the period enabling the us to verify the accuracy of the personal data.
even though you consider our processing of Your personal data to be unlawful You oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead.
we no longer need the personal data for the purposes of the processing, but they are required by You for the establishment, exercise or defence of legal claims.
you already objected to processing pending the verification whether our legitimate grounds override Your interests.

9.5. You have the right to object, on grounds relating to Your particular situation, at any time to the processing of Your personal data which is based on:

performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in OFFICERND;
the legitimate interests pursued by the OFFICERND or by a third party

In this case we will no longer process Your personal data unless there are compelling legitimate grounds for the processing or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

9.6. To exercise Your right to data portability requesting to receive Your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format.
9.7. To withdraw Your consent where the processing is based on consent.
9.8 You have the right to lodge a complaint to:
Bulgaria: The Commission for Personal Data Protection via email [email protected] or at the following address: 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., Sofia 1592 if you believe that your personal data is being processed unlawfully.
United Kingdom: The Information Commissioner Office at their website https://ico.org.uk or by phone at 0303 123 1113.
Australia: The Office of the Australian Information Commissioner, e-mail [email protected], at their website https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints, or at the following address by appointment only: 175 Pitt Street Sydney NSW 2000

9. How to contact us?

In case you have any questions or complains regarding the present privacy policy or the means and purposes for which we use Your personal data You can contact us at the following address:
Bulgaria, Sofia 1729, 33 Alexander Malinov blvd., Building 1, Floor 1, email: [email protected].
United Kingdom, London SW1V 1PX, 84 Eccleston Square, email: [email protected].
Australia, East Melbourne VIC 3002, Level 18 1 Nicholson str., email: [email protected].

10. Updates of the privacy policy?

This privacy policy may be updated from time to time in order to reflect changes in the policy for protection of the personal data of candidates of OFFICERND. We will inform you for all substantial changes in this document.

In case of discrepancies between the English and the Bulgarian version of this Policy, the Bulgarian version shall prevail.

Latest update: April 20, 2022

С настоящото уведомление групата „ОФИСАРЕНДИ“ – ОФИСАРЕНДИ ЕООД, ЕИК 203751400, ОФИСАРЕНДИ Лимитед и Австралийския и офис със АБН 13 649 736 961 („ОФИСАРЕНДИ“, „Ние“, “Групата“ ‚Дружествотата“), в качеството си на администратор на лични данни, предоставя информация за Вашите лични данни, които бихме могли да обработваме в процедурата по подбор на кандидати за работа в ОФИСАРЕНДИ.

1. Защо уведомление за поверителност?

Дружествата от групата на ОФИСАРЕНДИ са или „администратор на лични данни“ или „обработващ на лични данни“ в зависимост от случая:

• Ако кандидатствате за отворена позиция в ОФИСАРЕНДИ ЕООД то дружеството се явява „администратор на лични данни“.
• Ако кандидатате за отворена позиция в ОФИСАРЕНДИ Лимитед или Австралийския офис то компанията се явява „администратор на лични данни“, а дружеството ОФИСАРЕНДИ ЕООД се явява „обработващ на лични данни“.

Това означава, че съгласно законодателството сме длъжни да Ви уведомим за това как ще събираме, обработваме и съхраняваме вашите лични данни по време на процеса на кандидатстване и набиране на персонал. Ние също така ще обясним какви права имате във връзка с начина, по който обработваме вашите лични данни.

Ако кандидатствате за отворена позиция в американското дружество OFFICERND INC се запознайте със съответното уведомление за поверителност за него.

2. Какви Ваши лични данни обработваме?

“Лични данни” означава всяка информация за Вас, от която бихте могли да бъдете идентифицирани, включително информация, която може да бъде защитена съгласно приложимото национално и европейско законодателство.

Личните данни, които се обработват при избор на кандидати за работа, са следните:

Категории лични данни	Видове	Основание за обработване
Информация за Вас	Име, презиме, фамилия, дата на раждане	Съгласие, изразено от Ваша страна чрез изпращане на кандидатурата Ви за конкретната позиция Легитимен интерес на ОФИСАРЕНДИ да извърши подбор на персонал за запълване на определени работни позиции
Контактна информация	Електронна поща, адрес и телефон
Образование	Образователна и/или квалификационна степен, сертификати
Професионален опит	Придобит професионален опит, трудов стаж и умения
Други данни, предоставени от Вас чрез изпращане на кандидатурата Ви	Препоръки от предишни работодатели, снимка
Информация от интервюта и тестове	Информация предоставена от Вас по време на интервюто, снимки и видео, резултати от направени тестове
Информация от социални платформи	Информация публикувана в социални мрежи	Легитимен интерес на ОФИСАРЕНДИ да извърши подбор на персонал за запълване на определени работни позиции.

3. За какви цели ще използваме Вашите данни?

Предоставените от Вас лични данни ще бъдат използвани за следните цели:

• извършване на подбор на кандидати
• сключване на трудов / граждански договор, в случай че кандидатурата Ви бъде одобрена

Данните, предоставени с кандидатура за определена позиция, ще бъдат обработвани само за конкретната позиция въз основа на Вашето съгласие, демонстрирано чрез подаване на кандидатурата.

При наличието на съгласие от Ваша страна, кандидатурата Ви може да бъде запазена и разгледана и за бъдещи позиции, обявени от ОФИСАРЕНДИ.

ОФИСАРЕНДИ не обработва лични данни за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.

4. С кого можем да споделяме Вашите лични данни?

ОФИСАРЕНДИ зачита и пази поверителността на Вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания е възможно ОФИСАРЕНДИ да разкрие Ваши лични данни на следните лица:

• Доставчици на услуги: Когато използваме доставчици на услуги, свързани с управление на човешките ресурси, услуги, свързани с техническа поддръжка на вътрешни информационни системи и оперативна поддръжка на дейността ни, външни консултанти, одитори, адвокати и други доставчици на услуги, е възможно ОФИСАРЕНДИ да разкрие лични данни. Подобно разкриване на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това и въз основа на писмена договорка получателите да осигурят адекватно ниво на защита.
• ОФИСАРЕНДИ разкрива вашите лични данни на доставчика ни на система за управление на човешките ресурси BambooHR. Можете да се запознате с тяхното уведомление за поверителност и споразумение за обработка на лични данни на следната връзка: https://www.bamboohr.com/privacy-policy/.
• ОФИСАРЕНДИ разкрива вашите лични данни на компаниите от групата за обработване на вашата кандидатура и за намиране на подходяща възможност за друга позиция.

5. За какъв срок съхраняваме Вашите лични данни?

Кандидатурите ще бъдат унищожавани след изтичане на следните срокове след приключване на процедурата по селекция на кандидати:

• 6 месеца по отношение на всички първични документи като автобиографии, мотивационни писма, документи, доказващи квалификация и опит и други документи предоставени или събрани за целите на конкурсната процедура, както и копия от тях.
• 2 години по отношение на всички първични документи като автобиографии, мотивационни писма, документи, доказващи квалификация и опит и други документи предоставени или събрани за целите на конкурсната процедура, както и копия от тях, при условие, че сте дали съгласие си да бъдете разглеждан като потенциален кандидат за бъдещи позиции, ако не бъдете одобрен за позицията, за която кандидатствате.
• 3 години по отношение на лични данни, съдържащи се в създадени от Дружеството вътрешни документи относно проведената процедура по набиране и подбор на персонал, като същите ще се съхраняват в този период с цел спазване на законовите задължения на Дружеството по Закона за защита от дискриминация.
• Кандидатурата(ите) на успешния/ите кандидат(и), с които ОФИСАРЕНДИ сключи договор, ще бъдат съхранявани в трудовото досие за целите на трудовото правоотношение и при условия, допълнително указани от ОФИСАРЕНДИ.

За по-подробна информация относно сроковете за съхранение на всички документи, които ОФИСАРЕНДИ обработва, можете да се обърнете към нас.

6. Сигурност и неприкосновеност на личната информация.

ОФИСАРЕНДИ поддържа подходящи административни, технически и организационни мерки, предназначени да спомогнат за опазването на сигурността и неприкосновеността на личните данни на кандидатите за работа и да ги защитят от случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба, неразрешено коригиране, разкриване или достъп, злоупотреба и всяка друга незаконна форма на обработка.

За изпълнение на своите задължения за защита на личните данни на кандидатите за работа, ОФИСАРЕНДИ надлежно отчита достиженията на техническия прогрес.

7. Международни трансфери на лични данни.

Към момента ОФИСАРЕНДИ не трансферира Ваши лични данни към държави извън Европейски съюз (ЕС) и Европейското Икономическо Пространство (ЕИП). ОФИСАРЕНДИ се ангажира да Ви уведоми своевременно, в случай че това обстоятелство се промени.

Ако е налице международен трансфер, ОФИСАРЕНДИ стриктно спазва изискванията на приложимото законодателство за защита на личните данни, като когато трансферът е към държави, за които Европейската Комисия (ЕК) не е приела решение за адекватност, ОФИСАРЕНДИ прилага други законови механизми за международен трансфер.

8. Вашите права по отношение на личните Ви данни.

При спазване на българското законодателство, Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, обработвани от ОФИСАРЕНДИ:

9.1. Да получите достъп до Вашите личните данни, които ОФИСАРЕНДИ обработва, и да получите копие от тях;

Можете да отправите до нас искане за достъп до личните Ви данни, които обработваме, а също така можете да поискате от нас да Ви предоставим копие на тези данни. В такъв случай ние ще Ви предоставим справка за личните Ви данни, които са в процес на обработване, както и за целите на обработването. Когато искането е направено с електронни средства, по възможност ще Ви предоставим информацията в широко използвана електронна форма, освен ако не сте не е поискал/а друго.

9.2. Личните Ви данни да бъдат коригирани, ако са непълни или неточни;

В случай, че обработваме непълни или неточни Ваши лични данни, можете да отправите до нас искане за коригирането или допълването им, а ние ще удовлетворим това искане.

9.3. Да поискате данните Ви да бъдат заличени, когато са налице условията за това;

Можете да поискате от нас да изтрием свързаните с Вас лични данни без ненужно забавяне при наличие на някое от следните основания:

• Личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;
• Вие сте оттеглил/а Вашето съгласие, върху което се основава обработването на данните и няма друго правно основание за обработването;
• считате, че личните Ви данни са били обработвани незаконосъобразно;
• Вие сте възразил/а срещу обработването на данните Ви и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;
• личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на законово задължение.

ОФИСАРЕНДИ удовлетворява отправеното искане без ненужно забавяне, освен ако са налице законови основания, например, законово регламентирани задължения за съхранение или установяване, упражняване или защита на правни претенции, др.

9.4. Да изискате обработката на личните Ви данни да бъде ограничена ако:

• оспорвате точността на личните данни, за срок, който ни позволява да проверим точността им;
  макар да считате, че обработваме неправомерно личните Ви данни, предпочитате да
• ограничим използването им вместо да ги изтрием;
• не се нуждаем повече от личните данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате заустановяването, упражняването или защитата на правни претенции;
• сте възразил/а срещу обработването им, в очакване на проверка дали законните ни основания за обработка имат преимущество пред Вашите интереси.

9.5. Да направите, по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация, възражение срещу обработването на Вашите лични данни, което се основава на:
изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, предоставени на ОФИСАРЕНДИ;
легитимните интереси на ОФИСАРЕНДИ или на трета страна.

В този случай ние ще прекратим обработването, срещу което от отправено възражението, освен ако не съществуват убедителни законови основания за него или за целите на установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

9.6. Да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат.

9.7. Да оттеглите даденото от Вас съгласие, когато за обработването на личните Ви данни се основава на съгласие.
9.8. Да подадете жалба до:

• България: Комисия за защита на личните данни на електронна поща: [email protected] или на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, Комисия за защита на личните данни, ако счетете, че обработването на лични данни, отнасящи се до Вас, е незаконосъобразно.
• Великобритания: Службата на комисаря по информация, на тяхната страница https://ico.org.uk или по телефона на 0303 123 1113.
• Австралия: Службата на австралийския комисар по информацията, на електронна поща: [email protected], на тяхната страница https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints или на следния адрес само с предварителна уговорка: 175 Пит Стрийт Сидни, NSW 2000

9. Как да се свържете с нас?

В случай че имате въпроси или оплаквания относно настоящото уведомление за поверителност или начините и целите, за които използваме Вашите лични данни, можете да се свържете с нас на следния адрес:

• България, гр. София, п.к. 1729, бул. „Александър Малинов” № 33, сграда 1, етаж 1 , ел. поща: [email protected].
• Великобритания, Лондон, SW1V 1PX, 84 Екълстън Скуеър, ел. поща: [email protected].
• Австралия, Източен Мелбърн VIC 3002, Ниво 18 1 Никълсън, ел. поща: [email protected].

10. Актуализиране на уведомлението за поверителност?

Настоящото уведомление може да се актуализира периодично, за да отрази промените в практиките за защита на личните данни на кандидатите за работа в ОФИСАРЕНДИ. Дружеството поема ангажимента да Ви уведоми за всички съществени промени в уведомлението.

В случай на несъответствие между текста на английски и на български език на това уведомление, текстът на български език се прилага с предимство.

Последна актуализация: 20 Април, 2022